Agentes de IA para distribuidoras e atacadistas

São sete e quarenta da manhã e o televendas já tem catorze pedidos para digitar. Três chegaram por WhatsApp, um deles como foto de um papel escrito à mão. Dois vieram por e-mail, em planilhas que cada cliente monta do seu jeito. Um é um PDF do portal de uma rede. O resto entrou por telefone. Todos vão parar no ERP pelas mãos de alguém que gasta a manhã redigitando o que já estava escrito.

Nada disso é falta de sistema. A sua empresa tem ERP, quase sempre um ERP sério: TOTVS WinThor, Sankhya, Senior, SAP Business One. O estoque está lá, o financeiro está lá, a nota sai de lá. O problema não é o sistema: é tudo o que acontece antes de o dado chegar nele, e depois que ele sai.

É esse trabalho que assumo como Head de IA & Automação, um diretor de IA em regime fracionado.

“Já temos sistema. Onde você entra?”

É a primeira pergunta de praticamente todo dono de distribuidora, e é a pergunta certa. A resposta cabe numa linha: o ERP é onde o dado descansa; o trabalho está onde o dado se move.

Um ERP registra o pedido depois que ele existe. Não lê o áudio que o comprador mandou no WhatsApp, não normaliza a planilha do cliente, não corre atrás do boleto vencido. E não calcula o frete com a regra que só existe na cabeça de uma pessoa.

Sistema de registro se compra e nunca se reconstrói — o argumento está inteiro em construir ou comprar IA. O que ninguém vende pronto são as costuras entre o WhatsApp, a planilha, o PDF do fornecedor e o ERP. Elas são só suas. É aí que os agentes de IA entram, e é para dentro do ERP que eles escrevem.

No atacado brasileiro o pedido nasce no WhatsApp. O ERP só fica sabendo quando alguém digita.”

Onde as horas realmente vão

Sete lugares, mais ou menos em ordem decrescente de retorno.

• Entrada de pedidos. O pedido chega por WhatsApp, e-mail, PDF, planilha e telefone, e alguém redigita tudo no ERP — normalmente duas a quatro pessoas do televendas, o dia inteiro. Um agente lê a mensagem em qualquer formato, identifica cliente e SKU, monta o pedido e devolve para conferência humana antes de gravar no ERP.
• Cotação e formação de preço. Regras de preço, frete, ST e impostos, margem mínima. Vive numa planilha, e na cabeça da pessoa que todo mundo procura quando precisa de um preço. A planilha vira sistema; a pessoa volta a negociar em vez de calcular.
• Cadastro de produtos. O fornecedor manda 400 SKUs num PDF com nomenclatura inconsistente, NCM e unidade de medida fora do padrão, e alguém normaliza e cadastra item por item. É o tipo de leitura em que um modelo é bom e uma pessoa é cara.
• Conferência de recebimento. O ERP aponta a divergência entre pedido, nota e o que de fato desceu do caminhão, e uma pessoa investiga cada caso. O sistema pode entregar a divergência já classificada e explicada, deixando para o humano só a exceção que exige decisão.
• Cobrança. O ERP mostra quem está em atraso. O follow-up no WhatsApp, a negociação do prazo e a segunda via do boleto continuam manuais, cliente por cliente, todo mês.
• Consultas de status. “Tem esse item em estoque?”, “qual o prazo?”, “já faturou?”. Dezenas por dia, quase todas no WhatsApp, respondidas por uma pessoa que lê uma tela e digita de volta o que a tela mostrou.
• Os relatórios que o dono realmente quer. Margem por cliente, ruptura, giro, mix. Remontados no Excel todo mês, sempre atrasados em relação à decisão que deveriam sustentar.

Três dos sete passam pelo WhatsApp, e não por acaso. No atacado brasileiro o WhatsApp é camada operacional, não canal de marketing. É por ali que o pedido chega, que o vendedor negocia prazo e que o financeiro cobra. Nada disso vira registro sozinho: alguém lê, interpreta e digita no ERP depois.

Vale dizer o que boa parte disso é: automação comum, não IA — mais barata, mais confiável e mais fácil de auditar do que qualquer modelo. Uso modelos onde ler e redigir ajudam de verdade: o pedido que veio como foto, o PDF do fornecedor, a cobrança. Numa empresa em que errar um pedido custa dinheiro de verdade e a margem é de 4 a 6%, entediante é um elogio.

O que permanece humano

A negociação. A política comercial — quem ganha desconto, até onde, com que contrapartida. A decisão de compra, que é onde uma distribuidora ganha ou perde o ano. E o relacionamento com o cliente, que é o motivo pelo qual ele liga para vocês e não para o concorrente.

Nada do que construo fecha preço fora da política, aprova crédito ou compra sozinho. Os sistemas leem, digitam, conferem e cobram. As horas da equipe ficam com o critério que só ela tem.

A primeira pergunta não é quantas pessoas você tem

É qual ERP vocês usam — e se ele tem API. Faturamento e número de pessoas eu pergunto depois. Essa é a variável que decide se o projeto é viável.

Sankhya expõe uma API documentada e costuma ser o mais fácil de integrar do grupo. O SAP Business One tem uma service layer utilizável, e o Senior varia conforme a versão instalada. O TOTVS WinThor, dominante no atacado e na distribuição, roda sobre Oracle e na casa do cliente. A integração é mais trabalhosa: inteiramente viável, e não trivial.

O ERP também diz o tamanho da empresa. WinThor, Sankhya, Senior e SAP Business One indicam a faixa que atendo bem. Bling, Tiny e Omie indicam uma empresa que ainda não tem volume para um projeto de R$ 40.000. E sistema feito em casa, ou muito antigo, pode custar mais para integrar do que o fluxo economiza.

Quando é esse o caso, eu digo na ligação. Prefiro perder o contrato na primeira conversa a descobrir no dia quarenta que a integração custa mais do que o problema que ela resolve.

E aqui vale inverter a leitura mais comum. “Já temos ERP” não é uma objeção, é um sinal de qualificação. Uma distribuidora sem ERP é um cliente pior, não melhor. Não haveria sistema de registro para onde escrever, e metade do projeto viraria uma implantação de ERP — que não é o que eu faço. Quem já arrumou a casa é quem tem mais a ganhar.

Como funcionam os noventa dias

Prazo fixo, escopo fixo, tudo entregue nas mãos da sua equipe.

Não é para toda distribuidora

Três desqualificações honestas. Se você tem TI ou desenvolvimento internos já construindo isso, não precisa de mim: precisa deixá-los trabalhar. Se você quer um fornecedor que entregue uma coisa e suma, uma agência atende melhor. Aqui a sua equipe fica dona do que for construído e sabe operá-lo.

E se você quer começar por um piloto pequeno, só para sentir o gosto, não vamos nos entender. O diagnóstico existe para que ninguém se comprometa com noventa dias no palpite. O contrato em si é uma decisão, não um teste de temperatura.

Quanto custa

O Jovadan 90 custa R$ 40.000 nos termos de Clientes Fundadores e R$ 60.000 no padrão, parcelável em até 3 vezes. A continuação é opcional e mês a mês: R$ 10.000 no padrão, R$ 7.000 travado para Clientes Fundadores e R$ 4.000 no nível mais leve. Tudo começa pelo diagnóstico de R$ 8.000, creditado integralmente.

A comparação usual: um executivo de tecnologia custa de R$ 40 a 60 mil por mês, todo mês. A conta que interessa aqui é outra. Distribuição roda com 4 a 6% de margem líquida, então R$ 40.000 consomem o lucro de cerca de R$ 800 mil faturados.

Por isso o roadmap do diagnóstico vem ranqueado por retorno, e não por sofisticação. O detalhamento completo está em quanto custa um Head de IA & Automação.

O perfil que atendo bem é uma distribuidora de 20 a 40 pessoas e R$ 20 a 60 milhões de faturamento por ano. O dono ou sócio-diretor assina sozinho e ainda tem decisão demais passando por ele.

O primeiro projeto documentado da Jovadan foi com a Carol Coelho Náutica, uma corretora de iates. É uma empresa de intermediação: pedido, follow-up e atendimento correndo por WhatsApp, com a dona no centro de cada um deles. O formato do problema é o mesmo da sua distribuidora, e o dossiê mostra o que foi construído.