Agentes de IA para clínicas multi-unidade

São sete e meia da manhã e a recepção já tem trinta e duas confirmações para fazer. Liga, não atende, manda mensagem, espera. Duas pessoas desmarcaram ontem à noite e ninguém teve tempo de chamar a fila de espera. Às nove horas, dois horários vão ficar vazios com o médico já na sala.

Nada disso é falta de sistema. O seu grupo tem software de gestão, quase sempre um bom software: iClinic, Feegow, Amplimed, GestãoDS. O prontuário está lá, a agenda está lá, a guia sai de lá. O problema não é o sistema. É tudo que orbita os dois.

É esse trabalho que assumo como Head de IA & Automação, um diretor de IA em regime fracionado.

“Já temos sistema. Onde você entra?”

É a primeira pergunta de praticamente todo dono de clínica, e é a pergunta certa. A resposta cabe numa linha: o sistema guarda o prontuário e a agenda; o trabalho está em tudo que orbita os dois.

Um sistema de gestão registra a consulta depois que ela foi marcada. Não liga para confirmar, não chama a fila de espera quando alguém desmarca e não recorre da glosa dentro do prazo. E não calcula o repasse de cada médico.

Sistema de registro se compra e nunca se reconstrói — o argumento está inteiro em construir ou comprar IA. O que ninguém vende pronto são as costuras entre o WhatsApp da recepção, o portal do convênio, a planilha do repasse e o sistema de gestão. É aí que os agentes de IA entram.

O horário vago das nove da manhã custa mais do que qualquer software de gestão.”

Onde as horas realmente vão

Sete lugares, mais ou menos em ordem decrescente de retorno.

• Confirmação e remarcação. Lembrete, confirmação e fila de espera, feitos à mão por telefone e WhatsApp, todo dia, em cada unidade. Um sistema confirma, oferece o horário liberado a quem espera e devolve à recepção só o caso que precisa de conversa.
• Faltas e no-show. O horário que ninguém preencheu porque não houve tempo de chamar a fila de espera. É a perda mais cara de uma clínica, e a mais silenciosa.
• Faturamento e glosas. Guias, convênios e recurso de glosa, um a um, no prazo de cada operadora. Prazo perdido vira receita perdida, quase sempre na fila do faturista e não no mérito.
• Autorização de procedimento. Pedido, senha, retorno do convênio: tudo em portal e telefone. A decisão clínica é do médico. Correr atrás da senha não precisa ser trabalho de ninguém.
• Documentos de paciente. Pedidos médicos, laudos e resultados de exame chegam por WhatsApp e e-mail, e alguém anexa cada um ao prontuário à mão. É o tipo de leitura em que um modelo é bom e uma pessoa é cara.
• Repasse médico. Cálculo por produção, por unidade, refeito em planilha todo mês. É a conta que mais gera atrito com o corpo clínico quando sai tarde.
• Os relatórios que o dono quer. Ocupação de agenda, faturamento por convênio, taxa de retorno. Reconstruídos no Excel todo mês, sempre atrasados em relação à decisão que deveriam sustentar.

Vale dizer o que boa parte disso é: automação comum, não IA. Mais barata, mais confiável e mais fácil de auditar. Uso modelos onde ler e redigir ajudam de verdade: o laudo que chegou em PDF e a carta de recurso de glosa.

O que permanece humano

O atendimento clínico. A decisão terapêutica. A conversa difícil com o paciente. E a relação com o corpo clínico, que é o que segura um grupo multi-unidade de pé.

Nada do que construo dá diagnóstico, sugere conduta ou responde a paciente sem alguém no meio. Os sistemas confirmam, organizam, conferem e avisam. As horas da equipe ficam com o critério que só ela tem.

Dado de saúde é dado sensível. Isso muda o projeto.

Antes de qualquer sistema, esta conversa. Dado de saúde é dado sensível sob o Art. 11 da LGPD. O regime é mais restrito que o de dado comum, com bases legais próprias: tutela da saúde, consentimento específico e destacado.

Daí a posição que assumo, e que deixo clara já na primeira ligação. A automação fica na órbita do prontuário: confirmação, agenda, faturamento, documentos. O prontuário em si fica onde está, no sistema que a clínica já usa e pelo qual já responde. Não é ali que eu mexo.

Quatro coisas saem com todo sistema que construo aqui.

• Dados no ambiente da própria clínica. Sem cópia para servidor de terceiro, e sem uma segunda base de pacientes vivendo fora dele.
• Registro de quem acessou o quê. Cada leitura e cada escrita deixam rastro, porque a pergunta um dia vem.
• Kill switch nas mãos do dono. Não na minha, nem na de um fornecedor. Desligar é decisão de quem responde pela clínica.
• Modelos que não retêm o dado. Onde o fluxo pede modelo, dá para rodar sem que o conteúdo fique armazenado fora da clínica.

Se a clínica quiser um atalho que mova dado de paciente para onde é conveniente, eu digo não. É desconfortável e é exatamente o ponto. Prefiro ser a pessoa que levanta o assunto antes do cliente.

Isto é como eu trabalho com o tema, não é parecer jurídico. Não substitui o seu advogado nem o seu encarregado de dados.

Como funcionam os noventa dias

Prazo fixo, escopo fixo, tudo entregue nas mãos da sua equipe.

Não é para todo grupo de clínicas

Três desqualificações honestas. Se o grupo já tem TI interna construindo isso, não precisa de mim: precisa deixá-la trabalhar. Se o comprador é uma estrutura corporativa com departamento de compras, e não um dono que assina, o meu formato não cabe.

E se você quer um fornecedor que entregue uma coisa e suma, uma agência atende melhor. Aqui a sua equipe fica dona do que for construído e sabe operá-lo sem mim.

Quanto custa

O Jovadan 90 custa R$ 40.000 nos termos de Clientes Fundadores e R$ 60.000 no padrão, parcelável em até 3 vezes. A continuação é opcional e mês a mês: R$ 10.000 no padrão, R$ 7.000 travado para Clientes Fundadores e R$ 4.000 no nível mais leve. Tudo começa pelo diagnóstico de R$ 8.000, creditado integralmente.

A comparação usual: um executivo de tecnologia custa de R$ 40 a 60 mil por mês, todo mês. A conta que interessa aqui é outra, e é mais folgada que em distribuição ou indústria. Saúde roda com 10 a 18% de margem líquida e 15 a 25% de EBITDA. A quinze por cento, R$ 40.000 equivalem ao lucro de cerca de R$ 265 mil faturados.

Por isso o roadmap do diagnóstico vem ranqueado por retorno, e não por sofisticação. O detalhamento completo está em quanto custa um Head de IA & Automação.

O perfil que atendo bem é um grupo multi-unidade com R$ 10 a 30 milhões de faturamento por ano. O comprador é o dono ou sócio-diretor, que assina sozinho e ainda tem decisão demais passando por ele.

Saúde é o segundo maior empregador de São José dos Campos, com 16.649 pessoas: mais gente do que o setor aeroespacial.

O primeiro projeto documentado da Jovadan foi com a Carol Coelho Náutica, de outro setor: intermediação náutica, não saúde. O que se transfere é o formato do problema. Primeira resposta e follow-up correndo por WhatsApp, com a dona no centro de cada um deles.